Aviso de privacidad

Quién es responsable de tus datos

Este aviso de privacidad explica qué información tratamos, para qué la usamos y cómo puedes controlarla. Está escrito para que se entienda, no para esconderse detrás de tecnicismos.

Responsable: CARLOS MEZA SANTANA, persona física con actividad empresarial, que opera bajo el nombre comercial Synapse.

RFC: MESC791106LJ2

Convenio de encargado: synapse-ais.com/convenio-de-encargado
Correo de contacto: info@synapse-ais.com

Sitio web: synapse-ais.com · Panel de clientes: app.synapse-ais.com

País de operación: México

Este aviso se emite conforme a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares y su Reglamento.

A quién le aplica este aviso

Synapse trata datos de tres tipos de personas, y las reglas cambian según cuál seas. Es importante que ubiques la tuya.

1. Visitas del sitio y clínicas interesadas

Si entras a nuestro sitio, usas la calculadora o nos escribes por WhatsApp, Instagram o Facebook para pedir información, somos responsables directos de tus datos y aplica todo este aviso.

2. Clínicas que contratan el servicio

Si tu clínica es cliente de Synapse, somos responsables de los datos de tu cuenta, tu facturación y tu uso del panel.

3. Pacientes de una clínica que usa Synapse

Si eres paciente y escribiste por WhatsApp, Instagram o Facebook a una clínica que usa Synapse, tus datos los trata la clínica, que es la responsable. Synapse actúa únicamente como encargado: procesamos esa información por cuenta y bajo instrucciones de la clínica, y no la usamos para fines propios.

Qué información tratamos

De visitas y clínicas interesadas

• Nombre y nombre de la clínica
• Correo electrónico y número de teléfono o WhatsApp
• El contenido de los mensajes que nos envías por WhatsApp, Instagram o Facebook
• Los valores que capturas en la calculadora del sitio (número de leads, porcentaje sin responder, ticket promedio). Estos no se guardan asociados a tu identidad: el cálculo ocurre en tu propio navegador.

De clínicas clientes

• Datos de la cuenta: nombre de la clínica, correo del titular, usuarios del equipo y sus roles
• Configuración operativa: servicios, precios, horarios, zona horaria, nombre que le pusiste al asistente
• Datos de facturación y estado de la suscripción

Sobre tu tarjeta: los pagos los procesa Stripe. Synapse nunca ve, recibe ni almacena el número de tu tarjeta ni su código de seguridad. Solo guardamos un identificador de cliente de Stripe, la marca y los últimos cuatro dígitos que Stripe nos reporta.

De pacientes, por cuenta de la clínica

• Nombre, teléfono y correo electrónico
• El contenido completo de la conversación por WhatsApp, Instagram Direct o Facebook Messenger, incluidas imágenes, notas de voz y documentos que se envíen
• Citas: fecha, hora, servicio, estado y asistencia
• Tratamiento de interés, último servicio recibido y fecha del siguiente recordatorio
• Una calificación automática del interés del contacto (caliente, tibio, frío)

Información técnica que se recoge sola

• Dirección IP aproximada, tipo de navegador, dispositivo y sistema operativo
• Páginas visitadas, clics y tiempo de permanencia
• Origen del tráfico, por ejemplo si llegaste desde un anuncio

Datos sensibles y de salud

Synapse no solicita datos sensibles y su asistente está diseñado para no pedirlos. Pero sería deshonesto no reconocer lo evidente: en una conversación con una clínica de medicina estética, una persona puede mencionar por iniciativa propia el tratamiento que le interesa, alguna condición o una foto de la zona a tratar.

Cuando eso ocurre:

• Esa información se trata únicamente para operar el servicio de la clínica: responder, agendar y dar seguimiento.
• No se usa para publicidad, segmentación ni perfilamiento comercial.
• No se vende ni se comparte con terceros más allá de los proveedores estrictamente necesarios que se listan más abajo.
• El asistente no emite diagnósticos ni recomendaciones médicas. Cuando la conversación entra en terreno clínico, la canaliza con el personal de la clínica.

Si prefieres no compartir información de salud por mensaje, no la escribas: pide que te contacte una persona del equipo de la clínica.

Para qué usamos la información

Finalidades necesarias para dar el servicio

• Responder mensajes, calificar solicitudes y agendar citas en el calendario de la clínica.
• Enviar recordatorios de cita y solicitar confirmación de asistencia.
• Dar seguimiento después de la cita e invitar a dejar una reseña.
• Enviar recordatorios de mantenimiento o retoque cuando corresponda según el tratamiento.
• Operar el panel: agenda, lista de contactos, reportes y facturación.
• Dar soporte técnico y atender solicitudes.
• Cumplir obligaciones legales, fiscales y de seguridad.

Finalidades adicionales, que puedes rechazar

• Enviar promociones y campañas de reactivación a pacientes que llevan tiempo sin volver.
• Medir y optimizar nuestras campañas publicitarias.
• Enviar comunicaciones comerciales de Synapse a clínicas interesadas.

Rechazar estas finalidades adicionales no afecta el servicio principal: si un paciente se da de baja de las promociones, sigue recibiendo los recordatorios de sus citas y puede seguir conversando con normalidad. Cómo darse de baja se explica en el apartado de WhatsApp y Meta.

Cómo funciona la inteligencia artificial

El asistente de Synapse es un sistema automatizado, no una persona. Conviene que sepas exactamente qué implica.

• Se identifica como asistente. No simulamos ser un humano cuando alguien pregunta directamente.
• Los mensajes se procesan con modelos de lenguaje operados por Anthropic. Las notas de voz se transcriben con un servicio de OpenAI y las imágenes se describen con un modelo de visión.
• El contenido no se usa para entrenar modelos. Bajo los términos de las interfaces de programación que utilizamos, estos proveedores no emplean la información enviada para entrenar sus modelos.
• Solo responde con la información que la clínica configuró. Precios, servicios y horarios salen de la ficha de cada clínica. Si algo no lo sabe, lo dice y lo canaliza en lugar de inventarlo.
• Una persona puede tomar la conversación en cualquier momento. Cuando alguien del equipo de la clínica escribe en el chat, el asistente se hace a un lado automáticamente durante las horas siguientes.
• No toma decisiones con efectos jurídicos sobre las personas. Agenda, recuerda y da seguimiento; no aprueba, rechaza ni evalúa a nadie.

Con quién compartimos información

No vendemos datos personales. Nunca. Compartimos información únicamente con los proveedores necesarios para que el servicio funcione, y solo lo indispensable para su función. Estos son, por nombre:

Esta lista puede cambiar conforme evoluciona el servicio. Cuando eso pase, actualizamos esta página con la fecha correspondiente.

Además, podemos compartir información cuando lo exija una autoridad competente, una ley aplicable o sea necesario para defender derechos legales.

Transferencias fuera de México

Como se ve en la tabla anterior, buena parte de la infraestructura que hace funcionar a Synapse está fuera de México, principalmente en Estados Unidos y Alemania. Eso significa que tus datos se procesan y almacenan en esos países.

Trabajamos con proveedores reconocidos que mantienen medidas de seguridad y compromisos contractuales de confidencialidad. Estas transferencias son necesarias para prestar el servicio contratado, por lo que no requieren tu consentimiento adicional conforme al artículo 37 de la Ley.

WhatsApp, Instagram y Facebook

El servicio opera sobre los canales oficiales de Meta y está sujeto a sus políticas, además de las nuestras.

• Usamos la API oficial de WhatsApp Business en modo coexistencia: la clínica conserva su número de siempre.
• Fuera de la ventana de 24 horas desde el último mensaje del paciente, WhatsApp solo permite enviar plantillas previamente aprobadas por Meta. Por eso los recordatorios y las promociones tienen un formato fijo.
• Meta trata cierta información conforme a sus propias políticas, sobre las que Synapse no tiene control.

Cómo dejar de recibir promociones

Cualquier paciente puede pedir en la misma conversación que ya no le lleguen mensajes promocionales. Basta con escribirlo con sus palabras, por ejemplo "ya no me manden promociones" o "baja". El sistema lo registra en el momento y deja de incluirlo en campañas.

Esa baja es quirúrgica: se detienen las promociones y las campañas de reactivación, pero siguen llegando los recordatorios de citas que la persona sí agendó, porque son parte del servicio y no publicidad. Si además no quieres recibir esos recordatorios, pídelo directamente a la clínica.

Cookies y medición

El sitio usa cookies y tecnologías similares para tres cosas: que funcione, entender cómo se usa y medir campañas publicitarias.

• Funcionamiento: preferencias básicas de navegación.
• Analítica: páginas vistas, tiempo de permanencia y origen del tráfico, en forma agregada.
• Publicidad: podemos usar el píxel de Meta para medir conversiones de nuestros anuncios.

Puedes bloquear o eliminar las cookies desde la configuración de tu navegador. Si lo haces, el sitio sigue funcionando, aunque algunas mediciones dejarán de registrarse.

El panel de clientes usa cookies estrictamente necesarias para mantener tu sesión iniciada. Sin ellas no es posible acceder.

Cuánto tiempo conservamos la información

• Contactos y conversaciones de una clínica activa: mientras la clínica mantenga su suscripción, porque son su historial de trabajo.
• Memoria de conversación del asistente: se conserva alrededor de catorce días y luego se descarta automáticamente. Es lo que le permite recordar el hilo de una charla en curso.
• Datos de prospectos que no contrataron: hasta veinticuatro meses desde el último contacto.
• Registros de facturación: el tiempo que exija la legislación fiscal mexicana.

Qué pasa si una clínica cancela

Al cancelar, el servicio se detiene y el asistente deja de responder. La clínica puede solicitar una exportación de sus contactos y su historial dentro de los treinta días naturales siguientes. Pasado ese plazo, y salvo obligación legal de conservarlos, los datos se eliminan o se anonimizan.

Cómo protegemos la información

• Conexiones cifradas en todo el tránsito de datos.
• Acceso al panel con autenticación y separación por roles: cada clínica ve únicamente sus propios datos.
• Servidores con firewall, acceso administrativo solo por llave criptográfica y bloqueo automático de intentos de intrusión.
• Credenciales y secretos almacenados cifrados, nunca dentro del código.
• Principio de mínimo acceso: cada proveedor recibe solo la información que necesita para su función.

Dicho esto, ningún sistema es infalible y sería irresponsable prometer lo contrario. Si llegara a ocurrir una vulneración que afecte de forma significativa tus derechos, te lo notificaremos sin demora por el medio de contacto que tengamos registrado, junto con lo que sepamos y lo que recomendemos hacer.

Tus derechos ARCO

La ley mexicana te reconoce cuatro derechos sobre tus datos personales, conocidos como derechos ARCO:

• Acceso: saber qué datos tuyos tenemos y para qué los usamos.
• Rectificación: corregirlos si son inexactos o están incompletos.
• Cancelación: pedir que los eliminemos cuando ya no sean necesarios.
• Oposición: pedir que dejemos de usarlos para un fin concreto.

También puedes revocar tu consentimiento en cualquier momento.

Cómo ejercerlos

Escribe a info@synapse-ais.com con:

• Tu nombre y un medio para responderte.
• Copia de una identificación oficial, para confirmar que eres quien dices ser.
• Qué derecho quieres ejercer y sobre qué datos.
• Si pides una corrección, la documentación que la sustente.

Responderemos en un plazo máximo de veinte días hábiles. Si la solicitud procede, se hará efectiva dentro de los quince días hábiles siguientes. El trámite es gratuito; solo podrían cobrarse los gastos de envío o reproducción si aplicaran.

Si consideras que no atendimos bien tu solicitud, puedes acudir al Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales.

Menores de edad

Nuestro sitio y nuestro panel están dirigidos a personas mayores de dieciocho años. No recopilamos intencionalmente datos de menores a través de ellos.

En los canales de mensajería de una clínica puede ocurrir que escriba una persona menor de edad. En ese caso corresponde a la clínica verificar la edad y recabar el consentimiento de quien ejerza la patria potestad o tutela antes de agendar cualquier procedimiento, conforme a la normativa sanitaria aplicable. Si detectamos datos de un menor tratados sin ese respaldo, los eliminaremos a solicitud de la clínica o de quien ejerza su representación.

Cambios a este aviso

Podemos actualizar este aviso cuando cambie el servicio, la infraestructura o la normativa. La versión vigente siempre es la publicada en esta página, con su fecha de actualización visible arriba.

Si un cambio modifica de forma sustancial cómo tratamos tus datos, lo avisaremos a las clínicas clientes por correo electrónico antes de que entre en vigor.